8 Cara Menjadi Call Center Yang Baik & Andal

Cara menjadi call center yang baik harus diterapkan pada mereka yang berada di posisi garda terdepan dalam perusahaan. Call center adalah titik fokus perusahaan, dimana divisi ini akan terus berhubungan dengan pelanggan. Perusahaan pasti akan mempekerjakan orang-orang yang paling berkualitas dan dapat diandalkan untuk mengisi posisi layanan pelanggan ini.

Banyak perusahaan mencari karyawan dengan kemampuan untuk memberikan layanan pelanggan yang baik. Bagian ini membantu perusahaan dalam manajemen pelanggan dan manajemen produk. 

Titik masuk utama perusahaan untuk berurusan dengan pelanggan adalah ketersediaan call center yang mumpuni. Layanan Pelanggan akan menanggapi dengan tepat pertanyaan pelanggan mengenai produk dan masalah terkait lainnya. 

8 Cara Menjadi Call Center Yang Baik

Berikut beberapa cara menjadi call center yang baik dan andal menangani pelanggan. 

1. Cepat Tanggap Menjawab Telepon

Pelanggan selalu menginginkan tanggapan yang cepat ketika mereka meminta informasi atau mengajukan keluhan. Solusinya respon dulu dengan meminta kesabaran sejenak karena masih menunggu. Jika jawaban yang Anda berikan memakan waktu lama, tentu akan memberikan nilai yang kurang bagi pelanggan.

2. Percakapan Yang Efektif

Cara menjadi call center yang baik yaitu memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Bahasa yang digunakan harus sopan, ramah, dapat dimengerti dan jelas. Tujuannya adalah agar informasi dapat tersampaikan dengan baik dan mudah dimengerti.

3. Menguasai Produk

Jika para pekerja call center tidak bisa menguasai produk yang dijual, lantas apa gunanya? Bahkan jika pelanggan yang meminta informasi menginginkan detail lebih lanjut tentang produk yang ingin mereka beli, maka Anda harus bisa menjawabnya. Anda harus terlebih dahulu mendapatkan pemahaman menyeluruh tentang barang yang dijual agar pelanggan yang meminta informasi tidak disesatkan oleh tanggapan Anda.

4. Dapat Membujuk Pelanggan

Salah satu cara menjadi call center yang baik yaitu Anda harus memiliki keterampilan dalam membujuk pelanggan. Tentunya untuk meyakinkan pelanggan agar melakukan pembelian, Anda harus mengetahui produk yang dijual, memiliki kemampuan komunikasi yang efektif dan didukung dengan bahasa yang persuasif.

5. Hindari Membuat Janji

Ketika apa yang dijanjikan tidak terwujud, maka orang cenderung akan merasa kesal. Hal ini juga berlaku bagi Anda yang ingin memahami cara menjadi call center yang baik. Bila Anda kedapatan membuat janji palsu, maka akan berdampak pada penurunan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. 

6. Panjang Sabar

Konsumen memiliki berbagai kepribadian, dimana beberapa tenang sementara yang lain mungkin marah. Oleh karena itu, saran terbaik adalah selalu bersabar dan tidak mudah marah.

7. Mau Mendengarkan Keluhan

Cara menjadi call center yang baik berikutnya yaitu mau mendengarkan keluhan setiap pelanggan. Para pekerja call center harus menghadapi semua ini dan itu membawa risiko yang besar. Anda harus mengatasi setiap keluhan secara memadai sampai ditemukan solusi yang tepat dan pelanggan merasa puas.

8. Jadilah Pendengar Yang Baik

Bekerja di call center melibatkan kesiapan Anda untuk mendengar keluhan, ejekan dan, jika Anda beruntung, pujian dari pelanggan. Jangan menyela pembicaraan dengan menyela, namun biarkan pelanggan mengutarakan terlebih dahulu apa yang menjadi keluh kesahnya.

9. Mampu Membaca Kondisi Pelanggan

Pekerja call center pasti harus membangun komunikasi secara tidak langsung melalui telepon. Cara menjadi call center yang baik ini justru merupakan tantangan tersendiri bagi Anda untuk memiliki kepekaan terhadap bacaan pelanggan. Anda akan dapat mengidentifikasi berbagai jenis pelanggan dengan lebih mudah jika semakin lama Anda berlatih mendengarkan pelanggan di telepon. Akan menjadi jelas seperti apa pelanggan itu dari segala keluhan, ucapan atau bahkan pujian dari pelanggan.

10. Terapkan Manajemen Waktu 

Terakhir, yang tak kalah penting sebagai cara menjadi call center yang baik bagi perusahaan yaitu dapat mengatur waktu dengan tepat. Jangan biarkan pelanggan menunggu terlalu lama untuk menunggu jawaban yang Anda juga tidak yakin atau bahkan tidak mengetahuinya. 

Bila Anda berada di posisi tidak dapat menjawab pertanyaan, alangkah lebih baik untuk tidak membuang-buang waktu pelanggan. Segera teruskan panggilan pada pihak yang menurut Anda dapat mengatasi permasalahan tersebut dengan benar. Ini adalah situasi di mana kerja tim diperlukan.

Baca Juga : Pahami Jadwal Trading Forex, Demi Cuan Depan Mata!

Nah, itu dia beberapa cara menjadi call center yang baik dan dapat membuat perusahaan dan pelanggan menjadi puas dengan kinerja Anda. Jam terbang yang berpengalaman sebagai call center juga akan membantu Anda terbiasa mengatasi pelanggan.

Leave a Comment